كيفية إعداد غرفة اجتماعات

كيفية إعداد غرفة اجتماعات

غرف الاجتماعات هي جزء أساسي من أي مكان حديثمكتبمع أن إعدادها بشكل صحيح أمر بالغ الأهمية، إلا أن عدم تصميم قاعة الاجتماعات بالشكل المناسب قد يؤدي إلى انخفاض المشاركة. لذلك، من المهم مراعاة أماكن جلوس المشاركين، بالإضافة إلى موقع أي معدات سمعية وبصرية. هناك عدة تصميمات مختلفة يجب مراعاتها، ولكل منها غرض مختلف.

تخطيطات مختلفة لقاعات الاجتماعات

لا يتطلب نمط المسرح طاولات، بل صفوفًا من الكراسي مواجهةً لمقدمة القاعة (كما هو الحال في المسرح). هذا النمط من الجلوس مناسب للاجتماعات غير الطويلة التي لا تتطلب ملاحظات مطولة.

نمط قاعة الاجتماعات هو تصميم كلاسيكي لمقاعد قاعة الاجتماعات، مع كراسي حول الطاولة المركزية. هذا النمط مثالي للاجتماعات القصيرة التي لا يزيد عدد المشاركين فيها عن ٢٥ شخصًا.

النمط على شكل حرف U هو عبارة عن سلسلة من الطاولات مُرتبة على شكل حرف U، مع كراسي موضوعة على طول الجانب الخارجي. يتميز هذا التصميم بتعدد استخداماته، حيث تحتوي كل مجموعة على طاولة لتدوين الملاحظات، مما يُسهّل الحوار بين الحضور والمتحدث.

مربع مجوف. للقيام بذلك، رتّب الطاولة على شكل مربع لتوفير مساحة للمتحدث للتنقل بين الطاولات.

إن أمكن، يُفضّل توفير مساحة للتبديل بين تصميمات مختلفة لمختلف أنواع الاجتماعات. قد تجد أن التصميم الأقل تقليديةً يُمثّل شركتك بشكل أفضل. حاول اختيار التصميم الأكثر راحةً لتشجيع المشاركة عند الحاجة.

المعدات والأدوات اللازمة لقاعة الاجتماعات

بقدر ما قد يكون اختيار قاعة اجتماعات جديدة مثيرًا من الناحية البصرية، إلا أن ما يُفترض أن تقدمه هو المهم.

هذا يعني ضرورة توافر جميع المعدات اللازمة وصلاحيتها للعمل. بدءًا من التأكد من عمل الأدوات غير التقنية، مثل السبورات البيضاء والأقلام واللوحات القلابة، وسهولة استخدامها، وصولًا إلى توفير معدات المؤتمرات السمعية والبصرية والاستعداد لتشغيلها عند بدء الاجتماع.

إذا كانت المساحة لديك كبيرة، فقد يكون تصميم المكتب بحاجة إلى الاستثمار فيهالميكروفوناتوأجهزة العرض لضمان قدرة الجميع على السمع والرؤية والمشاركة. كما أن الحفاظ على نظافة جميع الكابلات وترتيبها أمرٌ مهم، ليس فقط من الناحية البصرية، بل أيضًا من منظور تنظيمي وصحي وسلامة.

التصميم الصوتي لقاعة الاجتماعاتom

يجب أن يتضمن تصميم المكتب مساحة اجتماعات تبدو رائعة، ولكن يجب أن تكون جودة الصوت في الغرفة جيدة أيضًا، وهو أمر مهم بشكل خاص إذا كانت العديد من الاجتماعات تتضمن الاتصال عبر الهاتف أو مؤتمرات الفيديو.

هناك طرق متنوعة لضمان جودة صوت قاعة اجتماعاتك. من هذه الطرق التأكد من وجود أكبر عدد ممكن من الأسطح الناعمة في قاعة الاجتماعات. فوجود سجادة أو كرسي أو أريكة ناعمة يُقلل من صدى الصوت الذي قد يتداخل مع الصوت. كما أن إضافة زخارف إضافية، كالنباتات والأغطية، يُحسّن من جودة المكالمات ويتحكم في الصدى.

بالطبع، يمكنك أيضًا اختيار منتجات صوتية ذات تأثير عزل ضوضاء جيد، مثل سماعات الرأس العازلة للضوضاء وسماعات الرأس. تضمن هذه المنتجات جودة صوت عالية في مؤتمرك. مع انتشار جائحة كورونا في السنوات الأخيرة، ازدادت شعبية المؤتمرات عبر الإنترنت، مما جعل قاعات المؤتمرات الشاملة أمرًا بالغ الأهمية.

إنها نسخة مُحسّنة من قاعة المؤتمرات، إذ لا تقتصر على استيعاب الحضور شخصيًا فحسب، بل تُسهّل أيضًا عقد الاجتماعات مع الزملاء عن بُعد. وكما هو الحال في قاعات المؤتمرات، تختلف قاعات الاجتماعات العامة في الحجم، ولكنها تتطلب جميعها معدات مؤتمرات متخصصة بناءً على عدد المشاركين. في السنوات الأخيرة، أصبح من الشائع بشكل متزايد توفير قاعات اجتماعات مُدمجة لمنصات اجتماعات مُحددة قد تستخدمها الشركات، مثل غرف Microsoft Teams.

بمساعدة Inbertec في العثور على حلول صوتية ومرئية مناسبة لأي غرفة مؤتمرات، فإننا نقدم مجموعة من معدات الاجتماعات المناسبة لغرف الاجتماعات - من الأجهزة المحمولةسماعات إلغاء الضوضاءحلول مؤتمرات الفيديو. مهما كان تصميم قاعة مؤتمراتك، توفر لك Inbertec حلول الصوت والفيديو المناسبة.